Skip to main content

Cabarrus Magazine

'Up Front' Has Advice on How To Work From Home Effectively

Apr 17, 2020 05:40PM ● By Jason Huddle
Huddle
Welcome to Up Front with Cabarrus Magazine. A presentation of CabCo Media Group and sponsored by Atlantic Bay Mortgage Group, Cabarrus Arena and Events Center, Cabarrus Eye Center, Certec Automotive, Concord Downtown Development Corporation, Family Wealth Partners, New Hope, Worship Center and Walk Cabarrus. I'm your host, Jason Huddle. My friends, I hope you were faring well and staying healthy during the COVID19 Crisis. And if you're like me, you're getting a little bit stir crazy, and you're also really tired of doing business on a computer screen. I know I am. I've done a lot of zoom calls. I've had a lot of phone conferences and an extrovert like me. We are not doing well, folks, so check on your extrovert friends, because it is true. We are not doing well. We need that contact with people. But the fact of the matter is, this is our new normal right now. At least this is our new temporary normal. I refuse to accept those that say we're going to be doing business like this for a long time to come. First of all, we can't we can't sustain it. It's not realistic, and secondly, frankly, I think people are just going to rebel at some point, and that's just my personal feeling. Whether you agree with it or not, it doesn't matter to me. I think we are quickly heading to a point where people have had enough and they're ready to get back to work, and I'm gonna talk about that at the end of the program but for right now, the reality is, in fact, that a lot of us are doing work from home. We are conducting business from home. We're conducting a lot of phone conferences and video conferences, and frankly, there are some things that we need to know so that we can do that more effectively and frankly more professionally. So I have invited on the program today, Tom Cooper, he is not only a Cabarrus County resident but an expert on this sort of thing, and he's got a lot of pointers and things that we need to know when it comes to being more productive and more professional. While we're working from home as a stay at home orders are still in effect. Before we get to that, though, let's get the shameless plug time, shall we? I know I plug this a couple of weeks ago, but I feel the need to plug it again, because the need continues to be substantial. As we've noticed the traffic on our website at Cabarrus Magazine dot com, you will find a COVID19 Restaurant guide. This is a guide that helps you decipher who is providing what services, whether it be curbside delivery, take out. Unfortunately, there are businesses closing every day, and fortunately, there are also restaurants that are opening every day and so we are trying to keep this updated as quickly as we can, certainly on a daily basis. Sometimes we even updated twice a day, so make sure you keep checking that out. It's the Cabarrus Magazine Restaurant Guide, and it's only available at Cabarrus Magazine dot com. Of course, if you see a restaurant that isn't on there, that needs to be. Or, if you know of some hours that have changed or maybe a restaurant is closed, please messages through Facebook. Or send us an email at P R. That's P is in Penny R as in and Robert at Cabarrus Magazine dot com, and we will get that changed as quickly as possible, and that is today's shameless plug time. Okay, when we come back, Tom Cooper will be here to help us do business better from home. Stay tuned.

Commercials
                 
Huddle                 
Welcome back to the program I brought onto the show with me today, Tom Cooper. He is a trainer and coach who works with teams to improve communication, teamwork and performance. He's also homeschooling dad of eight kids and has been working for home for more than a decade. So he's a pro at this, and today yeah, well you're probably more of a pro than 90% of our listeners. Let's say that,at any  rate. I've asked Tom to share some insights about working from home and since that is our new normal. Tom first of all, thanks for being on the program today. So, as I said, I wanted to have you on because so many of us are working from home. I think I've done more zoom calls in the last two weeks than I have in the last two years. Yeah, and I'm I'm already over it. I'm ready to have some personal communication like face to face across the table at least

Cooper
                 
I saw a meme the other day that said, introverts check on your extrovert friends, they are not okay.

Huddle
                 
We're not, I am the epitome of an extrovert and we are not okay. It's just it's it's not good for man to be alone. That's in the Bible, in its true. We are as we have Pastor Dale Jenkins on here a couple weeks ago and he said, people are built for relationship. That's where the way our bodies are designed and our psyche is designed for relationship. And so it's something that's obviously very hard to get used to but there is a practical side to all this, which is those of us that still have gainful employment. We need to keep the wheels turning, and so there are ways to effectively and not effectively do that from home. And that's obviously why I had you on the program today.

Cooper
                 
That's great. I think it's a it's a reality and the other, the other reality is I saw this on social media too. I think it really resonated with me and you're not working from home. You're going through a crisis and trying to work and I think that's something that we have to do. The reality is it is very stressful, just existing today. You know, my wife looked at me the other day and she said, You know, it's only been two and a half weeks and I went two and a half weeks?  Feels like it's been an eternity.
Huddle                 
It does. It feels like it's been two  and a half years,
Cooper                 
And I got an email yesterday from a person who's working through this and she said, You know, for many of us were we're home schooling or (inaudible) or enacting distance learning plans. Juggling full time work. (inaudible) called a meeting for detailed administrative legal path challenging. And she's right, It's challenging. So, you know, I think it's the first little I would say, How do we keep our sanity in this? You know, if we're gonna figure out that this is a season, we're going to get through this. This feels like it's never going to admit it will. And so, you know, don't lose hope in that, and then recognizing this is a season, but we're gonna get through now we have to figure out what we're gonna do. So if we're gonna get really practical about it, how much routine can you continue to have? You know, what can you do to make it seem normal? So, you know, I would recommend that you get up every day with a long, you know?

Huddle
                 
No, with an alarm. Oh, see, I'm sorry you crossed the line time. I'm gonna have to cut this interview short.

Cooper
                 
You know, you get dressed, you go to a workplace. Now, your workplace, like your dining table. It might be a card table in your bedroom. You know, it might be whatever it is, but you go to your workplace and you do your work thing and I think that there's something psychologically about that having the space to go do the thing. It's a work thing. And you know what stopped me the other day about this? They were saying, When you go to work, you pack your stuff and you get in your vehicle and you, you know, you commute to the office and you get to work, and then you get your cup of coffee or that you got a routine, you've got a prep for work routine, and then you've got an end of day routine that you already do. And I would encourage folks to do some kind of a routine. Get that. Whatever your normal thing is, don't just pretend like I'm just gonna be acceptable and work. Whenever I know I'm gonna have a regular work schedule. You never work, ever work space. I'm gonna say, Hey, it's time to go home

Huddle
                 
and doesn't doesn't come with also getting the family to respect that. In other words, if you are quote unquote at work, whether that be the dining room table or upstairs in an office or whatever that the family understands. Hey, this is the same as mom or dad being at their office? We can't just interrupt them. We can't just call them whatever we want. We have to treat it just like their at their office. Is it? Isn't that true, too?

Cooper
                 
Absolutely right. I think part of that is I got a hit. And you know, the reality is that there's the dining room right over my office and the kids lunchtime running in there like a herd of elephants. And so, you know, how do we figure out the maintain it literally before I got a missed call with you I've got to find on the outside of my office door and I'm fortunate I've got a separate office space that I could work out up. But I put a sign on the door that says, You know, I'm gonna call, please help the shirt and, you know, I'm district enough already. So yeah, the idea of being able to say this is I'm at work is reasonable, you know? And I told my kids, you know, if you need to reach me during the workday, sent me an email. It's urgent. You can text me, but send me an email and I'll schedule a time to talk to you. And that sounds kind of crazy. But the reality is, if I'm gonna be able to be effective in the work that I'm doing, I need to have a think time. And I can't just have my door broken down, you know, or somebody interrupted every 10 minutes. Now I'm super senses. The fact that I'm blessed to in that my wife doesn't look up by the home. And so she kind of corrals the home school activities during the course of a day. But it's still very interrupt driven, you know? And what do I do about these kids interrupting me all day? Well, you have to bake that into the process, asked them to not do it. But then they're gonna need your attention. They're going to need your attention. So you're gonna need to find a way to be ableto find natural breaks in the process. Give them a river lot of cadence where they're able to connect with you every hour or two. A couple of minutes to connect with them. Checking in. How's school doing what's going on with things that are going on with them and how can you help smooth them into the next activity? Because they used to having a structure and they really need a structure right now, you know, putting him in front of a tablet or in front of a screen, it's not gonna be great for them. So, you know, you might be to send your kids pay for the next hour. I'm gonna be on a conference call. You need to go outside play.

Huddle
                 
I think it's funny that more people tend to have gotten outside during these Stay at home orders then I think I've ever seen. I mean, we drove up to Frank, Let's park the other day because I wanted to see the barn, which was a part of my childhood and burned to the ground. It does. It hurts me at a deep level because I have a lot of memories in that barn. But anyway, that's a rabbit trail s. So we went up the Frank list just to see the barn and kind of drive through. We didn't even get out, but there was. The park was crowded. It was so crowded. I've never seen it that crowded on a Saturday ever. It was insane,

Cooper
                 
right? And I think, you know, it's good for us to get outside. Your kids need to get out to You need to get outside, that your kids need to get upset. And it's totally reasonable when I was a kid, but parents would take me out of the house on a Saturday You go play with,

Huddle
                 
We'd be gone all day, right? Right. As Children of the seventies and eighties, we were built for this. This is what we did. We we got home from a school. We dropped our bags and went outside to play until we heard it was dinner time. That's what we did.

Cooper
                 
Well, no, I didn't take my kids out of the hot summer day one time and I said, Go outside and play And I wanted to check on him in 15 minutes, and I found all of them sitting under the deck chair, read a book. That's not exactly what I had in mind

Huddle
                 
when they were outside. You know

Cooper
                 
that's true. But I think, you know, thinking back on our productivity. One of the things that I want, I want a way out is none of us knows what is appropriate level of production is we know where we're at work when we support their good hard day. But in this season, none of us knows what a good hard day is because we're under the kind of mental or emotional stress that we've not been under before.

Huddle
                 
True.

Cooper
                 
And so you gotta give yourself a great you know, it's not reasonable to expect that you're going to be able to juggle all the ball and act like you're not juggling all the balls. So you know, it's okay to slow down a little bit and to be ableto walk away at the end of your work day. And you know what? I did okay today, And that doesn't mean that you can, you know, sit and watch Netflix or DisneyQuest. You're on final evening and three, I'm checking out for the day. Now, you might have to do that. You might need a mental health break in the afternoon because you might just be totally stressed out, and that's okay, but you gotta find a wayto figure out what your productivity is and be ableto do that work. And then the other piece that I think is just critically important. I heard this from a group that I was working with recently. Is human connection? Valuable is super valuable. You were talking about being an extrovert. You gotta be able to get connected with other people. And so I would recommend, you know, some kind of virtual happy hour with folks. Pick up the phone and call people. People have time to talk. I called yesterday from somebody haven't talked to in months, and he just needed the extra room. He just needed to talk, and it was great to catch up with him and talk to him a long time. So it's okay. Give yourself a little bit of a mental break, but recognize that part of the stress that you're under is that we are social creatures and we're made for connection.

Huddle
                 
Those are all great points on. And actually, I was gonna ask you about affording yourself moments of rest. But even during a work day, just about taking a break stretch your legs. I mean, you do at the office, right? You get up, you go have some coffee, you go to the water cooler. You do certain things during the day just to give your eyes a break and two. Move your muscles a little bit, even if it's for five minutes. And so you need to keep that routine at home.

Cooper
                 
Absolutely. I mean, there times where all will be head down working on something and I'll get up and walk out the door. Got it. I got to go get clear my head a little bit because your brain functions that when it's part of a fully in order, just like the rest of your organ and with your body is moving around, that helps you to So being able to be intentional about saying had I haven't stretched in a while, you know, I'm sitting in a chair that's maybe not the best chair for work. I'm sitting kind of hunched over a table, and it's not the right height for my keyboard. And so my back is kind of scrunched over. You probably need to be thinking about that, taking a break, standing up, stretching some to be able to make that work. So and I think you know, the other component that I wanted to mention is communication with your boss. Have great conversations with your boss about what reasonable what's expected, What's achievable during the season, you know, because you might feel like you're doing a great job on your boss might be frustrated. You're not producing as much, or you might be just beating yourself up. Feel like you're a lone performer and your boss is barely keeping their head above water and your boss might be felling intimidated by how much work you're doing.

Huddle
                 
Regardless, remaining relevant is his key. Whether you're talking about in front of your boss or just running your business and making sure you're out there in front of people, keeping that awareness up for your customers. Either way, it's It's critical for sure, Tom, we have to take a break real quick. I do have some sponsors. I have to pay some bills. I apologize, but when we come back, I want to talk. That's right. When we come back, I want to talk about some or techie stuff like some more details. Things thatyou conduce you to improve your professionalism when it comes to all these meetings, the zoom calls and things like that that you're having. Virtually there are things you can do to kind of up your professionalism, right? So we'll talk about that right on the other side of this break, You guys stay tuned.

Commercials
 
                
Huddle                 
And welcome back to the program. On with us today isTom Cooper. He is a coach and homeschooling dad, and he has, in the first segment talked about a lot of great ideas as far as how to keep yourself sane and working productively from home. The basic gist of it is. Keep your routine right. If you wake up at a certain time, keep keep that certain time. Go get your coffee and then go to work. And I say that with quotation marks. But whether that be a dining room table or in office at home, wherever you're going, keep that routine right.

Cooper
                 
Absolutely. We'll need her team we drive on that dramatically

Huddle
                 
At the end of the segment we talked about, you know, staying relevant for your boss, you know, making sure that whether you're running your own company or you have someone that you need to report to, you need to make sure that you're doing the best job you can for them. And a lot of people overlook some details when it comes to these virtual meetings that we're all having once you talk a little bit about that, Tom.

Cooper
                 
Oh, sure. So you know, I've been doing virtual meetings for a very long time, and I'm excited because we have not been in a good position ever before. I mean, the tools are more accessible than more functional. They're more rich. What do you talk about? Like Cisco, WebEx or Microsoft teams? Or a blue Jean or a zoom? You know, using flack. All these tools are terrific for being ableto have that type of connectivity in remote connection and the like. I love check, but the Thea upside is huge and the availability acceptability, and it's been interesting watching my mother in law with her peers, you know, and she's over her time in age, you know, helping them get together, right? 

Huddle
                 
And it lends itself to the question. I was talking about this the other day with my wife. You know? What if this shutdown had happened in the eighties nineties or even early two thousands pre Facebook, you know, we would have been out of luck, right? It would have been incredibly hard to do business from home, so we're truly blessed

Cooper
                 
We are I mean, you know, making the most of the situation we're in. I believe this is a watershed. Is that I think this is gonna be showing a lot of businesses that have been unwilling to think about doing remote work that they're gonna have to transformed because you're gonna find some workers are gonna love being able to have the flexibility of working from home. Some won't. And you will definitely need tohave workspace for some percentage of your workers. But, you know, this is gonna drop digital transformation where paper based process has become Elektronik processors. I really believe that I don't think we're gonna get back to so called normal. That'll be perfect. I think people are gonna You know what? There were certain parts of that that we're super stressful and painful. But man was a great shaving off 80 minutes a day of being in the car. You know, I really, really loved being able to manage my schedule a little bit bored on my own. And look, I was able to keep the work going, boss,

Huddle
                 
And I save money because I just had to walk downstairs to Goto lunch instead of going out to eat. And I got to spend it with my daughter. And, you know, there's all kinds of perks, right?

Cooper
                 
Absolutely. First practice practice. You need to know how these app work. And the good news is that you can get on free accounts. You could set up a test meeting. I'm telling you right now, get one of your co workers and say, Hey, I need to practice this stuff a little bit and we get on a Web X together. Can we get on a new meeting together? I just want to play with some of these features. This is all new to me, and I don't want to look like an idiot. Would you would you be willing to help me and your coworkers having the same problem. They're having the exact same problem. And so make the time to practice. Figure out howto I set up a meeting, invite satellite, invite people. If I need to meet everybody on the call. Where's the dang you? But how do I do that if I want to amuse myself, amuse myself? How do I do that? You know those kinds of things matter, and making the time think about that is really important because it helps you look more professional during the meeting. If you're a little more skilled at it, you have to be an expert, but you need to figure out the basics. How did I get into the meeting? How to get out of the meeting? How do I beat myself, how I view those people upon the host? How do I stuff a meeting invite? Practice that stuff because when you need it, you don't want to be stressed out going on schedule a meeting and I've never even looked at how this works. So, you know, that's my first trip to, you know, make some time to practice and give yourself a break. Nobody's figured all this stuff out man. You know, we need to We need to dig in a little bit. The second thing I would say is make sure you're one of the latest update of the APP. Zoom in particular, has had a track record of not being the most secure app because they tried to make it the easiest to use. And right now they're really laser focused on doing some security fixes. So you want to make sure that you are applying the latest victim of a new patch for is in that came out yesterday, you know, do not us flash down. Look, go get that guy and get the latest one installed that's gonna help you so that, you know, just kind of the basics of the meeting stuff. Can I talk for just a second? About about howto look good?

Huddle
                 
Yeah, absolutely. Please.

Cooper
                 
So the first thing we're gonna realize that the the stuff that was put into your laptop is probably the cheapest possible component they could put in there, whether it's a camera, whether it's a microphone also, your microphone placement matters. If you're trying to take notes by piping during your meeting on your laptop, every stroke is gonna be clacking clackety clackety clack right on top of the microphone. And so it's gonna make you sound terrible because you know, they can't hear you over the sound of the 19 forties typing pool where you got people on typewriters, you know, thinking away. That's what you sound like. So, you know, I would strongly recommend that you look at how to, like, get a better microphone, and it might be that you use your year, but that's a huge improvement. Is just running from your butt on your computer with a built in like that will help you.

Huddle
                 
I find that using headphones helps me hear everybody better, too, especially in a situation where you have multiple people and they're all talking. I don't know. For me, it helps me kind of decipher who's saying what.

Cooper
                 
Yeah, I'm in a place where I've got my own space and so I can close the door that has it. The normal sounds in my office are kind of contained in my office, but you might have a spouse who's working in the same space with you. You might need that that burns on to keep from distracting and so I would recommend that you pick up. There's a logic Tech heads that you can get us be connected to your laptop. That's got the noise cancellation in the microphone. 40 bucks. I mean, those kinds of things I think are really, really valuable on the low end. Or put a microphone on your desk. USB microphone on your death. There's great options from the $30 price range, all upto the multiple $100 price range to be able to do something like that. But your audio is the most important thing you can improve to make you sound better look better on the video meeting. So the first step that you want to take that that one is absolutely first place to go. The next one is around your video. All the INSTAGRAM models can tell you that angles matter, and so if you're laptop is on your desk or worse on your lap, that camera's pointed up your nose. Nobody wants to look up your nose literally. If you've got nothing else, get a couple of those Amazon boxes that are piling up in your house because you been ordering about stuff on Amazon and put it on your desktop and put your laptop up on top of the boxes and have that camera right eye level that will make a huge difference because that will get you in a place where you can be seen more like you. Look at a person. I don't walk around at your waist level looking up in your head around a conference table we're looking at. I did, and that's what you want. You want to try and make it work. Also, when you're talking on a meeting like that, look at the camera. Don't look at the stream. Look at the camera because what? I'm talking to you, Jason. I'm looking at your eyes. If I'm looking at the screen, I'm kind of looking down. It feels weird now. I will tell you. It feels weird to look at the camera instead of looking train, but it makes a big difference in the way people perceive you so that you could make a difference.

Huddle
                 
I have to work on that constantly. I look at the screen so much and I try not to, but it it's a hard habit to break

Cooper
                 
it. It is tough and I think you know, then you might consider upgrading your webcam. You know, getting a webcam You could put on a tripod on your desk and connect that jus beauty your laptop. You might find that a huge improvement. One of the nice things about that is that you move your body a bunch and your camera moves every time you do that, if they're your laptops on your lap or if you're ruined your laptop on the desk. If you've got your webcam upon a tripod, get six is in position, and then you just look less fidgety. What distracting for folks

Huddle
                 
Can I also add to make sure you're aware of exterior noise around you? Like if there's people talking, or even if you're unwrapping, Ah, piece of candy or things like that, just beautiful yourself for a second. And do that because it's so distracting when, like the speaker is talking and they're giving some good points in all its end of year because somebody's peppermint, it's just amuse yourself for second.

Cooper
                 
That's really good. In fact, what you could do is you could just set yourself on these and, uh, this is them specific. But if you're on zoom, You meet yourself, you can, uh, automatically configure it. So if you press the space bar, it will temporarily amuse you. So one of things that often do is put myself on you. And then when I want to talk, I just reach up and hit the space bar. And then I take the

Huddle
                 
Real quick because we're running out of time, talk about lighting and also give us a few horror stories that you've seen.

Cooper
                 
So the most important thing you could do is have your face be eliminated. So that means don't put your camera facing the window with you between the camera in the window, because then you look like they're the witness protection program. Nobody, You know that that doesn't work, so turn your turn around. They have the window in front of you right in your face so we can see your face. You can spend the money on lining. I've got some ideas about that. But realistically, you gotta have your don't be of your face in the dark. People want to your face. We need to see that on, and there's a bunch more than you could you could do on that front. But even if you could just look at yourself in the camera and see to, I look like I'm in the witness protection program. Is there a bright light behind me? Let me. That's probably the biggest mistake that I see made. And then, I think, struck for sure. I've seen a couple of things because to your point, Jason, everybody's using this stuff now. It's all kind of exploded into the marketplace. I saw one video conference that was, unfortunately, tragically recorded where one of the participants forgot she was on video and went into her bathroom at home and began to use the facilities before she realized that she was still on camera. I feel bad for her, I really do, because that video went all over the place. Can you imagine? I mean, I can't have that awful. And then there was another call, but I thought it was recorded where this guy must not have realized that the camera was on at all. And he was literally naked, walking in front of the camera naked. I don't think I mean, I think he was clueless about it, and I heard the organizer say, Please, let's make sure everyone's wearing clothing and pleading place cameras. Thank you.

Huddle
                 
Put some clothes on people. It's It's just common courtesy. You know, Lord Tom, thank you so much for spending some time with us today. If people wanna hear more from you, how can they do that?

Cooper
                 
I've got a video guide they can download from a website. Tom Cooper got us slash work from home cover That us flush work from home would love to connect with folks and and talk about how we could help you improve your performance with your teams.

Huddle
                 
And we'll put that in the show notes as well. Tom Cooper, Thank you so much for hanging out with this today. We're gonna take those notes and tips and put them to heart as we try to finish up this shutdown and get all get through it together. All right, Tom, you guys stick around and we will be back to wrap up the program in just a moment. 

Commercials
                 
 
Huddle                 
First of all, of course, I want to thank Tom Cooper for coming onto the program with us. Such agreat guy and I really enjoyed our conversation both during the interview and after the interview was over. We talked for quite a while, and he shares a lot of the same concerns I do when it comes to our businesses. Now what I'm about to say may upset some people, but I want to preface this by saying I am not somebody who wants to fly in the face of danger and risk life and limb in order to make a buck. That is not me. But there are certain realities that we need to face and the next minute or so are directed specifically at our governor, Roy Cooper. Governor Cooper. You need to reopen North Carolina. You need to put some plans in place to allow people to go back to work. The stimulus money has run out. Congress, as of this broadcast has not passed face for We are running out of ways to provide for our families. And if you think that Cove in 19 is dangerous, wait till you have some desperate people who have no money and no food and then see what desperation does when it comes to rises in crime and violence. Now I'm not threatening violence against anyone, but I'm telling you it will happen. We are playing with fire here, folks. We're playing with a system that is built on people being able to go to work and earn money for their families. And when you take that right away and you actually put people in jail for pro testing it which, by the way, not to get off on a rabbit trail. But hello, First Amendment. You've just been removed. We have a real problem here, folks. We have a problem when essential service is do not include prenatal care for high risk pregnancies, but do include abortion clinics. We have a real problem when people can stand shoulder to shoulder in Walmart but are arrested for standing six feet apart on public property. Pro testing, which is their First Amendment right government, has overstepped, and I am furious about it. I have had it with the restrictions. I have had it with the overzealous protection, and I wantyou to know right now, Governor Cooper, the business people in this state will make sure your career doesn't survive the next election if you don't start listening to your constituents and stop listening to your party. I guess that's all I have to say. I thank you for listening to the program this week. Next week, I want to highlight some positive things that are happening in the wake of this crisis. So if you have some stories of businesses or people giving back, I'd love to hear about them. Please message me on Facebook or post them on our group page and upfront with comparison magazine podcast on Facebook. Please make sure you check that out. As always, I want to thank our sponsors, Atlantic Bay Mortgage Group, Cabarrus Arena and Events Center, Cabarrus Eye Center, Certec Automotive, Concord Downtown Development Corporation, Family Wealth Partners, New Hope, Worship Center and Walk Cabarrus. As always, please remember to support those that support us. I've been your host, Jason Huddle until next week, Put some clothes on!

How to Work from Home Effectively

Like what you're reading? Subscribe to Cabarrus Magazine's free newsletter to catch every headline